Mehr Zeit für das Wesentliche: Wie E-Procurement die Arbeit in handwerklichen Unternehmen erleichtert
Sophia Pinto
Di., 03.02.2026
3 Minuten
Unsere Autoren
In diesem Artikel erfahren Sie:
- Was E-Procurement genau ist und wieso es für den Einkauf wichtig ist.
- Welche typischen Hürden bei der Einführung von E-Procurement auftreten und wie Sie diese überwinden.
Shkurte Syla, E-Business Projekt Managerin
Was ist E-Procurement und warum ist es wichtig – gerade im Bauhandwerk?
«Für den Einkauf ist E-Procurement im Grunde ein Quantensprung in Sachen Effizienz und Transparenz», bringt Shkurte Syla die Sache auf den Punkt. «Das Problem ist: Analoge Beschaffungsprozesse sind oft mit hohen Fehlerquoten und Ineffizienz verbunden.»
Einige typische Beispiele:
- Lieferscheine werden mühsam abgetippt.
- Rechnungen und Wareneingänge werden zeitaufwendig abgeglichen.
- Lieferverzögerungen werden einzeln per Telefon oder E-Mail abgeklärt.
- Zahlendreher oder Missverständnisse führen leicht zu Fehlern und kosten viel Zeit.
Und was ist nun E-Procurement? Ganz einfach: Alle Aufgaben rund um betriebliche Beschaffung werden digitalisiert und in einem zentralen System gebündelt. Von Bedarfsermittlung und Bestellung über Freigaben bis hin zu Rechnungsprüfung – all diese Prozesse lassen sich durch zentrale Plattformen automatisieren und übersichtlich abbilden.
Die Vorteile sind zahlreich: «E-Procurement reduziert die Fehlerquote und macht Prozesse schneller, transparenter und strategischer», berichtet Shkurte Syla.
Betriebe schaffen zudem neue Möglichkeiten in der strategischen Optimierung. Wie Syla erklärt: «Durch die digitale Erfassung und Auswertung von Bestelldaten können Unternehmen in Bau und Handwerk Trends und Muster erkennen. Dies ermöglicht eine optimierte Einkaufsplanung und bessere Verhandlungen mit Lieferanten.»
Dazu kommt: Die elektronische Verwaltung der Bestellungen ermöglicht die Ausschöpfung von Mengenrabatten und die gezielte Auswahl von Lieferanten. Das Ergebnis: weitere Effizienzgewinne und signifikante Kostenersparnis.
Dass sich E-Procurement also lohnt, zeigen Studien: Unternehmen, die in digitale Beschaffungslösungen investieren, verzeichnen eine durchschnittliche Effizienzsteigerung von 30 %. «Das kann ich aus unseren Erfahrungen mit unseren Würth Kunden durchaus unterschreiben», so Shkurte Syla.
Klick statt Klemmbrett, System statt Sucherei: Mit E-Procurement wird Ihr kompletter Einkauf schneller, transparenter und zukunftssicher.
5 Anzeichen, dass Ihr Einkauf dringend E-Procurement benötigt:
1. Fehlbestände gefährden Ihre Baustellenabläufe
Materialien fehlen oft genau dann, wenn sie gebraucht werden, und Verzögerungen auf der Baustelle führen zu unnötigen Kosten und unzufriedenen Kunden.
2. Routineaufgaben rauben Ihrem Team wertvolle Zeit
Ein grosser Teil der Arbeit entfällt auf administrative Tätigkeiten wie Bestellabwicklung und Lieferantenkommunikation. Das kostet viel Zeit, die besser für strategische Aufgaben und Entscheidungen genutzt werden könnten.
3. Unkontrollierte Ausgaben durch dezentrale Bestellungen
Ihre Mitarbeitende im Einkauf müssen oft schnell reagieren und kaufen Materialien ausserhalb definierter Prozesse ein. Das Ergebnis: Unregelmässigkeiten und unklare Kosten.
4. Lückenhafter Überblick über Ihre Materialkosten
Trotz aller Sorgfalt sind Ihre Gesamtkosten für Projekte oder Lieferanten schwer erfassbar. Die Daten sind verstreut, Auswertungen kosten Zeit und Einsparpotenziale z.B. durch Bündelung bleiben verborgen.
5. Reklamationen und Rückfragen kosten wertvolle Zeit
Fehlerhafte Lieferungen oder Bestellungen kosten Sie nicht nur Geld, sondern auch Zeit, die Sie besser in andere Aufgaben investieren könnten.
Diese Herausforderungen gehören der Vergangenheit an, wenn Sie Ihre Beschaffung digitalisieren. Mehr Effizienz, Kontrolle und weniger Fehler - das sind nur einige Vorteile.
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Hürden bei der Einführung von E-Procurement
Ein häufiges Hindernis ist der Widerstand gegen Veränderungen, besonders in Unternehmen mit lang etablierten Beschaffungsprozessen. Mitarbeitende sind möglicherweise noch nicht mit neuen Technologien vertraut oder befürchten, dass digitale Systeme komplexer oder zeitaufwendiger sind als ihre gewohnten Arbeitsweisen – eine Sorge, die es zu entkräften gilt.
«Um diesen Widerstand zu überwinden, begleiten wir unsere Kunden eng, bieten Schulungen und Unterstützung an, um den Mitarbeitenden die Vorteile und die Benutzerfreundlichkeit der neuen Systeme näherzubringen», weiss Shkurte Syla zu berichten. «Bei Würth bieten wir die Betreuung durch persönliche Ansprechpartner, die Kunden beim gesamten Thema E-Procurement eng an die Hand nehmen.»
Zu den weiteren typischen Hindernissen gehören Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit. Auch diese kann Syla entkräften: «Wir bieten unseren Kunden eine Auswahl skalierbarer, sicherer E-Procurement-Lösungen, die sich leicht in bestehende ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) integrieren lassen und höchsten Sicherheitsstandards entsprechen.»
