So gelingt der Einstieg – Diese E-Procurement-Lösungen bietet Würth

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Ob Ihr Unternehmen E-Procurement benötigt – und wie Würth Sie kostenfrei dabei unterstützt.
• 5 Best-Practices für Ihre ersten Schritte hin zu E-Procurement.

E-Procurement-Lösungen von Würth: kostenfrei und massgeschneidert

Folgende E-Procurement-Lösungen stellen wir Würth Kunden kostenlos zur Verfügung.

1. EDI-Anbindung: Digitale Abkürzung zu Ihrem Lieferanten

EDI steht für «Electronic Data Interchange» und umfasst das komplette Thema papierloser Datenaustausch. Eine EDI-Anbindung ermöglicht den automatischen Austausch von Bestelldaten zwischen Ihrem Betrieb und Ihrem Lieferanten, wie beispielsweise Würth. Das bedeutet: Anstatt Bestellungen per Telefon, Fax oder E-Mail zu übermitteln, werden die Daten direkt aus Ihrem System digital gesendet.

Ihre Vorteile mit einer EDI-Anbindung:

• Schnelligkeit und Effizienz: Automatisierte Bestellprozesse sorgen für eine deutlich schnellere Abwicklung. Sie benötigen keine manuellen Eingaben mehr – alles läuft direkt und ohne Verzögerung.
• Kostensenkung: Papierdokumente und manuelle Arbeit entfallen, was zu Kosteneinsparungen für Bürobedarf, Postversand und administrative Aufgaben führt. Sie sparen ausserdem Zeit, da keine manuellen Fehler mehr nachverfolgt werden müssen.
• Transparenz: Die automatische Verarbeitung sorgt für eine lückenlose Dokumentation, erleichtert so Audits und sichert die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. So behalten Sie jederzeit den Überblick und sorgen für eine reibungslose Nachverfolgbarkeit.

2. Statischer elektronischer Katalog: Ihre digitale Produktliste für Standardbestellungen

Bisher laufen Bestellungen für Sie so ab: Sie suchen Artikelnummern, individuelle Konditionen und interne Genehmigungen aus verschiedenen Quellen zusammen – sei es aus E-Mails, Preislisten, Notizen aus Telefonaten, Excel-Listen etc. –und geben diese dann manuell in Ihr internes ERP-/Bestellsystem ein. Das kostet Zeit, ist unübersichtlich und fehleranfällig.

Machen Sie es sich einfacher: Ein statischer elektronischer Katalog ist eine fest hinterlegte Produktliste mit Preisen, Artikelnummern und Beschreibungen, die direkt mit Ihrem internen Bestellsystem verknüpft wird. Einmalig in Ihr System integriert, steht Ihnen der Katalog jederzeit zur Verfügung und erleichtert damit Ihre Bestellprozesse erheblich.

Ihre Vorteile mit einem statischen elektronischen Katalog:

• Vereinfachter Bestellprozess: Bestellungen laufen standardisiert über den statischen Katalog ab. Das erfordert weniger Schritte, reduziert Fehlerquellen sowie den manuellen Aufwand für interne Genehmigungsprozesse, da sich Workflows vordefinieren lassen.
• Volle Transparenz & Kontrolle: Sie haben jederzeit Überblick über verfügbare Produkte und deren Preise. Alle Bestellungen und Bestellhistorien sind nachvollziehbar.
• Besseres Budgetmanagement: Durch die Vermeidung von Spontan- oder Fehleinkäufen sorgt der elektronische Katalog für eine bessere Kostenkontrolle und hilft Ihnen, Ihr Budget präzise einzuhalten.

3. Dynamischer elektronischer Katalog: Immer aktuelle Daten per Direktverbindung

Dynamische Kataloge bringen aktuelle Sortimente, Verfügbarkeiten und Preise automatisch in Ihr internes Bestellsystem. Das Ergebnis: weniger Arbeitsschritte, klare Workflows und jederzeit verlässliche Informationen.

Der entscheidende Unterschied: Während statische Kataloge mit einem festgelegten Sortiment und fixen Daten arbeiten, die regelmässig manuell aktualisiert werden müssen, aktualisieren sich in unseren dynamischen Katalog stattdessen Artikeldaten wie Sortiment, Verfügbarkeit und Preise regelmässig automatisch – sogar nahezu in Echtzeit. So haben Sie stets die aktuellen Informationen zur Verfügung – ohne zusätzlichen Aufwand.

Ihre Vorteile mit einem dynamischen elektronischen Katalog:

• Schnelle, fehlerfreie Bestellungen erfolgen direkt aus dem Katalog heraus, ohne dass Sie sich um veraltete Daten oder fehlerhafte Eingaben sorgen müssen.
• Automatische und regelmässige Datenaktualisierungen: Sie verfügen jederzeit über die neuesten Produktinformationen und Verfügbarkeiten, dabei ist keine manuelle Pflege notwendig.
• Zeitersparnis: Die manuelle Eingabe und Aktualisierung von Artikeldaten im Einkaufssystem entfallen.
• Fehlerreduktion: Da Artikelinformationen automatisch aktualisiert werden, sinkt das Risiko von Fehlern bei Bestellungen, Preisabweichungen oder Verfügbarkeitsproblemen erheblich. Das minimiert kostspielige Fehlerquellen und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

«Für Unternehmen, die neu mit der elektronischen Beschaffung starten, ist es wichtig, mit einer klaren Strategie und definierten Zielen zu beginnen», so Frau Syla, Expertin für digitale Beschaffungslösungen. «Um den Einstieg zu erleichtern, kann ich diese fünf Best Practices empfehlen – sie haben sich in der Praxis immer wieder bewährt.»

1. Klare Ziele definieren: Setzen Sie klare Ziele wie Kostensenkung, Zeitersparnis oder verbessertes Lieferantenmanagement.

2. Stakeholder frühzeitig einbeziehen: Der Erfolg eines E-Procurement-Projekts hängt massgeblich von der Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen ab. Binden Sie daher frühzeitig die Verantwortlichen aus Einkauf, IT und Finanzen in den Auswahlprozess ein. Nur so stellen Sie sicher, dass alle relevanten Perspektiven berücksichtigt werden und das gesamte Team hinter dem Vorhaben steht.

3. Plattform sorgfältig auswählen: Wählen Sie eine E-Procurement-Plattform, die Ihren Zielen entspricht und sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt.

4. Mitarbeiterschulungen: Investieren Sie in kontinuierliche Schulungen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und die potenziellen Vorteile voll auszuschöpfen.

5. Pilotprojekte starten: Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt, um erste Erfahrungen zu sammeln und erweitern Sie das System schrittweise. So können Sie die Technologie in kleinerem Rahmen testen, Feedback sammeln und Anpassungen vornehmen. Wir begleiten Sie von Anfang an, damit Ihr Pilotprojekt zum Erfolg wird und Sie die ersten positiven Ergebnisse schnell sehen.

Sie haben genug von manuellen Beschaffungsprozessen – Ihr Einkauf soll digital werden? Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und profitieren Sie von Würths kostenfreiem E-Procurement-Service.

Die Einführung von E-Procurement kann in Ihrem Unternehmen enorme Ressourcen freisetzen. Wenn manuelle Datenverwaltung und langwierige Prozesse wegfallen, können Sie sich den wirklich wichtigen Aufgaben widmen, um Ihren Einkauf und somit Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln.

Erinnern Sie sich: Studien belegen, dass Unternehmen, die in digitale Beschaffungslösungen investieren, eine durchschnittliche Effizienzsteigerung von 30 % verzeichnen. Diese Chance sollten Sie nicht ungenutzt lassen.

Stellen Sie sich vor, in Ihrem Einkauf werden durch E-Procurement wöchentlich fünf Stunden Zeit eingespart – was können Sie mit dieser gewonnen Zeit machen. Hier einige Vorschläge für strategische und produktive Themen, für die Sie diese Zeitfenster pro Woche nutzen können:

• Minimieren Sie Über- oder Fehlbestände, um Ihre Lagerbestände zu optimieren und Bedarfe anzupassen
• Nutzen Sie die zusätzlich entstehenden Zeitfenster für den Austausch, eine verbesserte Zusammenarbeit oder Abstimmungen zu Einkaufsentscheidungen mit Produktion, Vertrieb oder Management
• Verbessern Sie die Ausrichtung Ihrer Einkaufsentscheidungen an den Bedürfnissen Ihrer (End-)Kunden
• Nutzen Sie die Gelegenheit, sich mit KI auseinanderzusetzen, um weitere Wettbewerbsvorteile im Einkauf aufzudecken – sei es durch Schulungen oder Pilotprojekte

Dies sind nur einige Beispiele – Ihre Möglichkeiten sind endlos.

Fest steht: Für kleine und mittelständische Unternehmen des Bauhandwerks lohnt es sich, die zahlreichen Vorteile von E-Procurement in Erwägung zu ziehen. Herausforderungen wie z.B. Widerstand gegen Veränderungen können durch gezielte Schulungen und eine schrittweise Einführung überwunden werden. Die Vorteile – von einer optimierten Lieferkette bis hin zu signifikanten Kosteneinsparungen – sind ein klarer Beleg: Die Zukunft der Beschaffung ist digital.

Starten Sie noch heute mit dem ersten Schritt:

Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf, lernen Sie Ihren persönlichen Würth Berater kennen und lassen Sie uns gemeinsam die Digitalisierung Ihres Einkaufs auf die Beine stellen.

Wir freuen uns, Sie auf diesem Weg zu begleiten.